KPI được xem là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai hiệu quả kế hoạch hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên. Tuy vậy, không phải việc áp dụng hệ thống KPI nào cũng đem lại sự hài lòng từ cả hai phía, mà rất nhiều trường hợp, nó chính là nguyên nhân của những tranh cãi lớn trong nội bộ doanh nghiệp.
Nhưng cũng cần khẳng định rằng, một hệ thống KPI không hề có lỗi. Những thất bại trong ứng dụng KPI tại các doanh nghiệp Việt Nam phát sinh từ chính những vấn đề nội tại của doanh nghiệp và sự vận dụng một cách máy móc trong khi chưa nắm bắt được những yếu tố thuộc về bản chất, cốt lõi của hệ thống này.
Sau đây là 5 lưu ý mà các nhà lãnh đạo cần lưu ý khi áp dụng KPI:
1. KPI là 1 công cụ để giao tiếp
Chúng ta đã biết rằng KPI đại diện cho chỉ số đánh giá sự hiệu quả, nghĩa là nó chỉ đánh giá khi bạn hành động dựa theo những số liệu đó. Nhiều doanh nghiệp thường nghĩ rằng áp dụng hệ thống KPI thì sẽ tăng được hiệu quả. Hoặc thậm chí, nhiều doanh nghiệp xem KPI như “Phương thuốc” thần kỳ giúp doanh nghiệp thoát khỏi các vấn đề trong hoạt động mà họ đang gặp phải... Tuy nhiên điều đó không mang lại thay đổi gì tích cực.
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất nhưng hay bị bỏ quên của KPI, KPI là một công cụ giao tiếp hai chiều từ cấp quản lý đến nhân viên và ngược lại. KPI sẽ giúp làm rõ khái niệm của người thiết lập KPI (Cấp quản lý), nhằm giúp cho mọi người có thể cùng hiểu chung một định nghĩa từ người thiết lập thông qua việc đưa ra các chỉ tiêu rất chi tiết nhằm làm rõ khái niệm trên.
Ví dụ: Với khái niệm “Hiệu quả”, mỗi cá nhân sẽ có những định nghĩa khác nhau, vai trò của người thiết lập KPI sẽ đưa ra các chỉ tiêu chi tiết nhằm giúp mọi người có thể hiểu chung một định nghĩa về khái niệm “Hiệu quả”, theo đúng với định nghĩa mà người thiết lập mong muốn.
Ngoài ra KPI còn là công cụ giúp nhân viên có thể nói lên vấn đề, khó khăn của bản thân và của thị trường trong quá trình thực hiện KPI, điều này sẽ giúp cấp quản lý thấu hiểu vấn đề của nhân viên và điều chỉnh hoặc khắc phục kịp thời.
2. Đáp ứng tiêu chí S.M.A.R.T khi xây dựng KPI
KPI là công cụ giao tiếp, vì vậy chúng tuân thủ những nguyên tắc của bất kì hình thức giao tiếp nào khác: KPI sẽ dễ dàng tiếp nhận và thực hiện hiệu quả nếu chúng súc tích, rõ ràng. Và phương pháp S.M.A.R.T là một trong phương pháp tối ưu giúp thiết lập KPI một cách cụ thể và rõ ràng. Phương pháp bao gồm 5 chỉ tiêu:
Specific – Mục tiêu của bạn có cụ thể hay không?
Measure – Bạn có thể đo lường được tiến trình thực hiện hay không?
Attainable – Mục tiêu đó liệu có thực sự khả thi?
Relevant – Mục tiêu đó quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn?
Time-frame – Mục tiêu đó có mốc thời gian ra sao?
Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được bộ tiêu chí này thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà còn gây hậu quả cho cả hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.
3. Ứng dụng KPI một cách nửa vời, thiếu kiên trì, quyết liệt
"Không có hiệu quả gì cả", "Công cụ này không phù hợp với doanh nghiệp của tôi", nhiều chủ doanh nghiệp đã thốt ra như vậy sau 1 năm hoặc thậm chí là 6 tháng triển khai áp dụng hệ thống KPI. Việc thực hiện KPI không đạt được sự đồng thuận và thống nhất giữa các bộ phận mà chỉ thực hiện một cách nửa vời. Các nhà quản lý thiếu kiên trì trong việc thấy được kết quả thực tế mang lại. Thiết nghĩ, bất kỳ một hệ thống nào cũng cần phải có quá trình thử nghiệm và điều chỉnh cho phù hợp, đặc biệt cần thiết khi đó là một hệ thống làm thay đổi triết lý quản trị, phương thức hoạt động của một tổ chức mà trong đó vai trò của con người là trung tâm. Xây dựng một hệ thống đã khó, triển khai ứng dụng nó sao cho phù hợp với đặc thù của tổ chức mình lại là cả một quá trình dài lâu.
Ngoài ra, không có “Công thức vàng” cho KPI vì nó thể hiện cá tính, quan điểm riêng của người thiếp lập chúng. Do vậy, cần sự kiên trì, theo đuổi, và hiểu rõ cặn kẽ, để điều chỉnh cho phù hợp với tổ chức.
4. Sử dụng kết quả đánh giá KPI không hiệu quả
Có rất nhiều doanh nghiệp giao chỉ tiêu và đánh giá nhưng không có những tác động nhằm tạo sự khác biệt giữa kết quả vượt trội với kết quả thông thường. Một hệ thống KPI không gắn với trả lương, thưởng sẽ khiến cho các bộ phận và cá nhân không có động lực thực sự để đạt được các chỉ tiêu này, dẫn tới việc áp dụng KPI mang tính hời hợt và không thực chất.
Ngoài ra, KPI không phải là chỉ số chỉ dùng "Một lần rồi thôi" mà nó còn có ý nghĩa rất lớn trong việc định hướng các hoạt động phát triển nguồn lực doanh nghiệp.
5. Thời điểm cũng là một vấn đề đáng lưu tâm
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường đánh giá năng lực vào dịp tháng 10 đến tháng 12 và tháng 1 đến tháng 3 để làm cơ sở xét thưởng và tăng lương. Tuy nhiên, tốt nhất là doanh nghiệp nên đánh giá thường xuyên, định kỳ hàng tháng hoặc ít nhất 3 tháng/lần.
Việc thiết lập KPI đóng vai trò quan trọng nhưng kết quả thực hiện KPI phụ thuộc rất nhiều vào việc đánh giá định kỳ tình hình thực hiện KPI, việc theo dõi này sẽ giúp các cá nhân có cơ hội nói chuyện/giao tiếp và thảo luận về mức độ hoàn thành, khó khăn gặp phải, giải pháp,… điều này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo bám sát mục tiêu và có kế hoạch điều chỉnh KPI cho phù hợp với tình hình thực tế.